Caratteristiche e funzionalità

Il software per la gestione dei Contratti Informatici consente di gestire tutte le fasi della stipula dell’atto: dalla creazione preliminare del documento alla sua custodia e conservazione.

La piattaforma software dei contratti informatici si basa su un’architettura che gli consente di funzionare con qualsiasi computer. Non necessita di installazione su computer client.

Il sistema garantisce le seguenti funzionalità:

Creazione del Fascicolo elettronico della pratica

Formazione del fascicolo digitale con iter guidato, tale da rendere anche le operazioni più complesse facili da espletare.
Gestione preliminare dei contratti/atti, tramite procedura guidata.
Gestione Anagrafica contraenti, comunicazione con le controparti tramite PEC.
Gestione e archiviazione di facsimile di atto pronti per successivi utilizzi, proposizione di soluzioni e schemi.
Creazione di bozze atti tramite “duplicazione” di atti già stipulati.
Gestione degli allegati all’atto.
Monitoraggio dello stato dell’atto in qualsiasi momento da parte dell’Ufficiale Rogante o del Dirigente responsabile.
Stesura atto attraverso la gestione “fac simile modelli atto” interna al programma e correzione ortografica integrata.
Storico modifiche: nuovo sistema per la visualizzazione delle modifiche apportate alle bozze di contratto e relativo redattore.
Gestione migliorata dei filtri di ricerca in tutte le sezioni del software.

Gestione della Fase di stipula

Generazione automatizzata di un unico file PDF/A contenente l’atto e relativi allegati predisposto per la firma digitale e la successiva trasmissione all’Agenzia delle Entrate.
Trasmissione della bozza contratto e gestione stipula da remoto.
Sottoscrizione digitale degli atti attraverso il motore software integrato e compatibilità con qualsiasi dispositivo di firma**.
Controllo e verifica preliminare della validità delle firme e della loro scadenza.
Gestione firme singole e multiple.
Verifica degli atti firmati digitalmente.
Registrazione telematica e inserimento automatizzato dei codici di contratto.
Possibilità di assegnazione automatica del numero di repertorio.
Gestione migliorata dei filtri di ricerca in tutte le sezioni del software.

Gestione degli adempimenti post-contrattuali

Creazione automatica del Modello Unico da trasmettere all’Agenzia delle Entrate per la registrazione dell’atto.
Verifica integrata sulla congruità del modello unico.
Invio dell’atto e protocollazione informatica.
Trasmissione via PEC al contraente dell’atto stipulato.
Invio della comunicazione dell’avvenuta stipula, ai sensi dell’Art. 90 del D.lgs. 36/2023, agli eventuali partecipanti a un bando.
Tenuta e stampa del Registro di repertorio.
Pubblicazione automatizzata nella sezione Amministrazione Trasparente dei dati relativi ai contratti in adempimento al D.lgs. 33/2013.
Gestione migliorata dei filtri di ricerca in tutte le sezioni del software.

Gestione archivi e Conservazione Sostitutiva

Archiviazione: il fascicolo dell’atto viene archiviato con l’integrale documentazione correlata (atto firmato, anagrafiche contraenti, allegati, scansioni, visure, ulteriori documenti, dati sulla trasmissione, ecc.).
Facilità di consultazione: ricerca avanzata degli atti archiviati e dei relativi documenti.
Archiviazione stipule private anche provenienti da RDO Mepa o altro mercato elettronico.
Archiviazione ODA.
Scadenziario contratti: genera avvisi e alert prima della scadenza degli atti per consentire all’Ente di programmare in anticipo eventuali svincoli, rinnovi contrattuali, ecc.
Predisposizione per la conservazione sostitutiva con estrazione degli archivi attraverso stretti protocolli di sicurezza.
Invio a server di conservazione sostitutiva presso server certificati dall’Agenzia per l’Italia Digitale.
Gestione dell’archiviazione e conservazione dei contratti migliorata.
Campo opzionale TAG che permette di etichettare e catalogare il contratto secondo ulteriori dettagli.
Gestione migliorata dei filtri di ricerca in tutte le sezioni del software.

Sicurezza

Sicurezza delle comunicazioni e delle trasmissioni; grazie ai protocolli SSL e all’utilizzo del servizio di P.E.C. (posta elettronica certificata) e firma digitale, le comunicazioni tra il software, il protocollo e gli enti preposti sono certificate e automatizzate.
La conservazione dei fascicoli segue stretti protocolli di sicurezza, tra i quali l’archiviazione e la copia periodica integrale degli archivi da custodire presso l’Ente.
Estrazione dei dati per copie di sicurezza.
Backup giornaliero.

Configurazione, manutenzione e assistenza

Gestione avanzata dell’organigramma degli utenti e dei permessi in base alle aree o servizi di appartenenza.
Configurazione dei livelli di autorizzazione per ruolo operatore con possibilità di assegnare permessi di: sola consultazione, modifica dati preliminari, stipula, ecc.).
Software personalizzabile in base alle esigenze dell’Ente.
Continua implementazione e aggiornamento della piattaforma secondo gli aggiornamenti normativi e le più recenti innovazioni tecnologiche.
Completa manualistica sempre disponibile che guiderà l’ente nell’utilizzo della piattaforma.
Assistenza via ticket e telefonica a cura dei nostri esperti tecnico-consulenziali.

Il Software è costantemente aggiornato e strettamente aderente alla norma oltre che seguire una puntuale evoluzione tecnologica e miglioramenti funzionali.

Scopri la normativa completa

Per maggiori informazioni si prega di prendere contatto con il reparto commerciale attraverso i canali indicati nella pagina contatti.

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